Tracio RFID yn Ysbyty Brenhinol Morgannwg

Amcanion y prosiect

Er mwyn lansio Ecosystem Iechyd Digidol Cymru (DHEW), ymgynghorodd y tîm â’r Byrddau Iechyd er mwyn cydnabod eu heriau allweddol. Dangosodd fod tracio ased – gwybod lle mae offer wedi cael eu cadw yn yr ysbyty – yn flaenoriaeth.

Ym mis Mawrth 2018 cynhaliodd DHEW ddigwyddiad i ddod â’r GIG a’r diwydiant ynghyd er mwyn dod at wraidd yr heriau ac i ddod o hyd i ddatrysiadau posibl. Roedd yn glir bod ystod o dechnolegau ac opsiynau ar gael ar gyfer sefydliadau’r GIG.

Yn dilyn y digwyddiad, ariannodd Llywodraeth Cymru brosiect peilot er mwyn archwilio effaith technoleg tracio ased ar gleifion, staff ac offer. Nod y prosiect oedd nodi pa arbedion mewn amser ac adnoddau y gellid eu gwneud pe gallai staff dracio asedau yn fwy effeithiol.

Dywedodd Helen Northmore, Pennaeth Mabwysiadu Arloesoedd (Digidol ac AI) yn Hwb Gwyddorau Bywyd Cymru;

“Roedd argraff bod nyrsys a phorthorion yn treulio llawer o amser yn yr ysbytai yn chwilio am offer, sy’n cael effaith ar ofal y cleifion a’r cyfraddau rhyddhau o’r ysbyty.

“Roeddem eisiau deall buddion defnyddio technoleg i dracio offer, felly yn ogystal â diogelu partner technoleg, gwnaethom hefyd gomisiynu gwerthusiad allanol er mwyn penderfynu ar fuddion mabwysiadu’r dechnoleg hon.”

Dechrau’r prosiect

Cafodd Ysbyty Brenhinol Morgannwg ei dewis fel yr ysbyty beilot, a gweithiodd DHEW gyda thîm YBM er mwyn penodi partner technoleg ac ymgynghorwr allanol i gynnal y gwerthusiad.

Wrth i DHEW reoli’r caffael, penderfynodd y tîm dreialu proses gaffael yn seiliedig ar ganlyniadau yn hytrach na manyleb dechnoleg wedi’i phennu ymlaen llaw.

Dywedodd Rob Salter, rheolwr prosiect RFID ym Mwrdd Iechyd Cwm Taf Morgannwg:

“Mae meddalwedd tracio yn dechnoleg sydd wedi’i hen sefydlu, ond nid oeddem am gopïo'r hyn y gellid ei brynu oddi ar y silff, gan eu bod i gyd wedi’i seilio ar seilos. Gyda DHEW yn arwain ar gaffael, roedd modd i ni fynd i gaffael gyda manyldeb dyfeisgar, a oedd yn canolbwyntio ar yr hyn oedd yn bosib yn hytrach na chanolbwyntio ar ein problemau, a fyddai’n ein hanfon i lawr llwybr datrysiad seilos. Er mwyn galluogi cyflenwyr i gyflwyno eu datrysiadau gorau, roedd y fanyleb yn fwriadol eang a llac felly ni fyddai prosesau caffael y GIG wedi’i chaniatáu.”

Penodwyd Kinsetsu, datblygwyr meddalwedd yn Belffast, i ddylunio a chyflawni datrysiad RFID goddefol (KTRACK).

Dywedodd Helen:

“Penodwyd Kinsetsu oherwydd eu bod yn deall yn union beth oedd y prosiect yn ceisio ei gyflawni o ran treialu’r dechnoleg ac asesu ei heffaith. Yn ogystal â hyn, fe gynigon nhw fodel ariannol gwahanol, gan seilio’r costau o amgylch nifer yr ardaloedd yn yr ysbyty, yn hytrach na nifer y tagiau. Roedd cymryd yr agwedd hon at y model ariannol yn golygu y gallid tyfu’r prosiect i raddfa fwy pe byddai’r ysbyty wedyn yn derbyn y dechnoleg ar ôl y peilot a hefyd fe alluogodd i ni ddeall yn union beth y gallem ni brofi yn ystod y peilot.”

Y peilot

I ddechrau, roedd y cynllun yn gosod tagiau goddefol ar sganwyr pledren, cadeiriau olwyn a gwelyau rhent, yn ogystal â meddalwedd i ddarparu gwybodaeth amser go-iawn i staff am leoliad yr offer.

Dywedodd Helen:

“Roedd cadeiriau olwyn yn ddarn allweddol o offer gan fod eu hangen yn aml a gall gymryd amser i ddod o hyd iddynt. Cafodd sganwyr pledren eu dewis oherwydd gallent effeithio ar gyfraddau rhyddhau o’r ysbyty os yw’r claf yn barod i fynd adref. Dewiswyd gwelyau rhent hefyd gan fod yr ysbyty yn gorfod talu fesul diwrnod am y gwelyau hyn – os yw’r claf wedi cael ei ryddhau does dim modd gwybod lle mae’r gwely, ond rydych chi dal yn talu am y gwely hwnnw. Roedd teimlad y gallai hyn arbed costau.”

Roedd cyflwyno parthau ledled yr ysbyty yn golygu y gellid tagio rhagor o offer. Datblygwyd parthau yn yr adran Argyfwng a phelydr-x, yn ogystal â wardiau penodol, lle gosodwyd nifer o ddarllenwyr mewn mynedfeydd ac allanfeydd a choridorau er mwyn asesu cyfeiriad y teithio.

Gan fod Kinsetsu yn awyddus i brofi’r dechnoleg eu hunain, esblygodd y peilot i gynnwys tracio cleifion, lle cafodd 1500 o gleifion eu tracio drwy’r adran Ddamweiniau ac Achosion Brys.

Ar yr elfen ychwanegol hon, dywedodd Rob:

“Mae gennym fodel o ddata sy’n eithriadol o fanwl yn seiliedig ar symudiadau 1500 o gleifion, o’r eiliad maent yn cyrraedd yr adran Ddamweiniau ac Achosion Brys, mynd trwy’r adrannau a’r union amseroedd y maent wedi treulio mewn ardaloedd penodol. Bydd y model data yn hynod o bwysig i ni wrth edrych ymlaen. Byddwn yn gallu profi systemau gyda’r data amser go-iawn i weld a yw’r feddalwedd yn gallu cefnogi’r amrywiadau sy’n digwydd ym maes gofal iechyd.”

Heriau’r prosiect

Er bod y cynllun peilot wedi'i gynllunio i gael ei ddarparu mewn 6 mis, cododd materion disgwyliedig ac annisgwyl gan gynnwys camau gosod, cyfathrebu a rheoli prosiectau. Gweithiodd Kinsetsu gyda'r Bwrdd wrth i heriau godi ac estyn cefnogaeth y peilot i sicrhau bod gan y prosiect bob posibilrwydd o lwyddo.

Dywedodd Helen: “Roedd gosod y rhwydwaith i’r math hwn o brosiect wedi cymryd amser. Roedd tagio’r holl offer, uno’r dechnoleg gyda systemau cyfredol yr ysbyty, a gweithredu dynodwyr GS1 ledled pob ystafell yn yr ysbyty wedi cymryd mwy o amser na’r disgwyl.

“Roedd cyfathrebu ac ymgysylltu â rhanddeiliaid yn her amlwg, ond yr hyn nad oedd y tîm wedi rhagweld oedd bod yr amserlenni ar gyfer y prosiect yn golygu bod y gweithrediad yn digwydd ym mis Awst, sydd yn amser o newid mawr i ddoctoriaid wrth iddynt symud ymlaen i gylchdroadau gwahanol. Roedd hyn yn golygu fod y sawl a ymgynghorwyd ac ymgysylltwyd â nhw ar ddechrau’r prosiect wedi symud ymlaen, ac nid oedd gan y bobl newydd a oedd yn dechrau’r swydd unrhyw wybodaeth flaenorol. Roedd hyn yn golygu bod rhaid treulio rhagor o amser yn ymgyfarwyddo aelodau newydd o’r tîm.

Roedd y capasiti i reoli’r peilot hwn wedi achosi oedi hefyd, gan fod Rob, arweinydd y prosiect, yn gorfod delio â’i swydd o ddydd i ddydd yn ogystal â’r peilot. Y wers a ddysgwyd oedd bod rhaid cael rheolwr prosiect dynodedig ar gyfer y math yma o brosiect peilot.”

Canlyniadau’r prosiect

Datgelodd y peilot ganlyniadau diddorol ond annisgwyl ar gyfer yr ysbyty. Nododd tra bod gallu tracio lefelau o offer yn ddefnyddiol, mai’r galluoedd cynllunio yr oedd yn eu galluogi a ddaeth â llawer mwy o werth.

Dywedodd Rob:

“Dangosodd y data mai’r amser prysuraf ar gyfer symudiadau’r offer oedd yng nghanol y nos. Rydym nawr yn gallu modelu’r offer ar hyn wrth symud ymlaen. Mae’r gallu i gynllunio lefelau’r offer a lleihau’r capasiti mewn rhai ardaloedd wedi arwain at wybodaeth werthfawr yn ogystal â’r gallu i dracio.”

Dangosodd y peilot hefyd nad yw’r honiad bod tracio eitemau yn arbed amser i staff mor glir â’r disgwyl.

Dywedodd Helen:

“Yr hyn roeddem yn ei obeithio amdano oedd y byddai dadl ariannol gref iawn o blaid y dechnoleg wrth arbed amser, ond i ddweud y gwir nid yw mor amlwg â hynny. Mae yna rai buddion ariannol cryf iawn ynghylch rheoli stociau o offer, ond mae’n anoddach meintioli amser sy’n cael ei arbed.”

Ychwanegodd Rob:

“Un o’r meincnodau ar gyfer y meddalwedd oddi-ar-y-silff oedd ‘bydd ein system yn arbed 30 munud y dydd i chi fesul nyrs’. Aethom i mewn i’r peilot gyda hynny fel un o’r prif Ddangosyddion Perfformiad Allweddol ar gyfer deall sut gall tracio fod o fudd i ni. Pan edrychom ar ein data’n fanwl, fe wnaethom ddarganfod bod nyrsys yn gwneud dwsin o bethau ar unwaith, felly nid oes modd dweud eu bod yn gwastraffu 30 munud yn edrych am ddarn o offer, oherwydd tydyn nhw ddim, maent yn amldasgio ac yn gwneud pethau eraill. Fe brofom fod amser nyrsio yn amser amldasgio sy’n hynod o anodd ei feintioli, ac nid yw modelu tasg yn golygu amser rhwng pwynt A a B. Mae’n amser rhwng A i Y gyda dwsinau o dasgau’n gorgyffwrdd.”

Mae’n arwyddocaol fod yr hyn a ddechreuodd yn brosiect am dracio ased wedi esblygu’n brosiect am sut i ddylunio gwasanaethau.

Dywedodd Helen:

“Os ydych yn tracio cleifion ac yn gwybod fod pelydr-x yn achosi tagfa, yna mae modd ail-ddylunio sut rydych yn gwneud pethau. Roedd y gallu i ail-ddylunio gwasanaethau yn seiliedig ar y data yn rhywbeth nad oeddem wedi ei werthfawrogi ar ddechrau’r prosiect ond mae’n rhywbeth sydd o fudd i’r Bwrdd Iechyd.”

Beth sydd wedi digwydd ers y peilot

Ar ddiwedd y peilot, roedd yr ysbyty yn hynod o hapus gyda’r dechnoleg ac fe benderfynon nhw danysgrifio iddi’n barhaol, a’i hehangu dros safleoedd eraill o fewn y bwrdd iechyd a meddwl am ffyrdd y gellid ei defnyddio i dracio eitemau eraill, megis silindrau ocsigen.

Mae’r API a ddatblygwyd ar gyfer y peilot hwn nawr yn cael ei fabwysiadau gan fyrddau iechyd eraill ar gyfer ystod o brosiectau.

Ers dechrau pandemig COVID19, mae’r dechnoleg wedi bod yn amhrisiadwy oherwydd y gallu i dracio cleifion ac offer.

Dywedodd Rob:

“Gyda COVID19, roedd angen i ni wybod a oedd offer wedi bod mewn ardal COVID ac roeddem hefyd eisiau rhoi data i’r tîm rheoli heintiau er mwyn dangos pryd roedd offer yn symud o un ardal i’r llall. Pan rydych yn ceisio tracio rhywbeth fel COVID, mae angen pob manylyn arnoch er mwyn deall y cysylltiad rhwng dwy ward wrth dracio’r achosion o’r haint. Gwnaethom ychydig o newidiadau syml i’r feddalwedd tracio er mwyn i ni allu newid dynodiad parthau - ardal gyda COVID, ardal heb COVID ac ardal gydag amheuaeth o COVID. Bob tro mae darn o offer yn symud i mewn neu allan o un o’r ardaloedd hyn, mae ein systemau rheoli asedau yn diweddaru er mwyn cadw cofnod o pa bryd oedd yr offer yn agos i gleifion COVID, fel ein bod yn gallu tracio rheoli’r haint. Mae wedi bod yn fantais hollol annisgwyl ond yn amhrisiadwy.”

Beth sydd nesaf

Mae’r dechnoleg yn dal i gael ei chyflwyno ar draws Bwrdd Iechyd Cwm Taf Morgannwg ac mae Byrddau Iechyd eraill ledled Cymru yn edrych ar sut y gellir ei rhoi ar waith.

Dywedodd Rob:

“Y camai nesaf yw dal ati i gyflwyno’r dechnoleg i randdeiliaid newydd. Maen nhw’n dweud wrtha i ‘Dwi eisiau gwybod lle mae’r darn yma o offer’, ond mae’n fwy na dim ond gofyn lle mae e. Dwi’n eu hannog i feddwl ‘pam maen nhw angen gwybod lle mae e’ a ‘pha broblemau mwy y gallwn ni eu datrys wrth ddefnyddio’r wybodaeth yna.’ I ddweud y gwir, efallai nad tracio RFID yw’r enw gorau i’r dechnoleg, gan ei fod yn gwneud llawer mwy na thracio. Mae’r galluoedd chwilio sy’n cael eu cynnig yn enfawr ac os ydych yn defnyddio’r swyddogaeth chwilio yn gywir, yna mae’n rhagori ar y swyddogaeth tracio.”

I’r dyfodol, dywed Rob:

“Fy amcan hirdymor yw bod technoleg RFID yn cael ei chydnabod fel elfen allweddol mewn deallusrwydd artiffisial mewn ysbytai. Felly, os ydym yn mynd lawr y llwybr o gael systemau yn seiliedig ar AI, wrth wneud y penderfyniadau anodd hynny ar sut y dylai cleifion lifo drwy ysbyty, hoffwn weld RFID yn bwydo data i mewn i’r system. Bydd hyn yn golygu bod AI yn gallu gweld, i’r milieiliad, sut mae pethau’n symud o amgylch yr ysbyty a bydd modd ystyried hynny mewn strategaethau rheoli.”